So aktivieren und automatisieren Sie Abrechnungspläne in Kidsday

Die Aktivierung und Automatisierung von Rechnungen in kidsday ist ein wichtiger Schritt, um Zeit zu sparen und administrative Prozesse in Kindergärten und Kindertagesstätten zu vereinfachen. Durch die Nutzung dieser Funktion entfällt die Notwendigkeit, Rechnungen jeden Monat manuell zu erstellen und zu versenden. So können sich Verwalter und Erzieher mehr auf die Betreuung und Entwicklung der Kinder konzentrieren.

Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um die automatische Abrechnung zu aktivieren:

Schritt 1: Kind suchen und Planverwaltung öffnen

1. Klicken Sie im linken Menü auf die Option Abrechnung.

2. Wählen Sie in der oberen Navigation Abrechnungspläne.

3. Eine Liste der Kinder wird angezeigt. Nutzen Sie die Leiste „Nach Name suchen“, um das gewünschte Kind zu finden.

4. Klicken Sie auf die Option Verwalten (Menaxho) neben dem Namen des Kindes, um das Konfigurationsfenster zu öffnen.

Schritt 2: Planlaufzeit und Produkte ausfüllen

Sobald sich das Formular öffnet, tragen Sie die folgenden Details ein:

• Planlaufzeit:

  • Plannummer: Wird automatisch generiert (z. B. CON/2026/0001).

  • Abrechnung beginnt: Geben Sie das Datum ein, an dem das Kind mit der Kita beginnt oder an dem der Vertrag anfängt.

  • Abrechnung endet: Geben Sie das Enddatum ein (z. B. am Ende des Schuljahres oder nach einer 6-monatigen Vertragslaufzeit).

• Was wird abgerechnet:

  • Wählen Sie unter Produkt die Dienstleistung oder das Paket aus (z. B. Monatlicher Aufenthalt, Verpflegung usw.).

  • Legen Sie den Einzug/Zeitraum und den Preis fest.

Schritt 3: Monatliche automatische Abrechnung aktivieren

Dies ist der entscheidende Schritt, um manuelle Arbeit zu vermeiden:

1. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Abrechnungszeitplan.

2. Aktivieren Sie den Schalter Monatliche automatische Abrechnung aktivieren.

3. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt. Wählen Sie den genauen Tag des Monats aus, an dem das System die Rechnungen automatisch erstellen soll:

   • Z. B. „Tag 1 jeden Monats“, „Tag 5 jeden Monats“ usw.

💡 Hinweis: Unabhängig davon, welchen Tag Sie wählen, wird die Rechnung während der gesamten Vertragslaufzeit jeden Monat automatisch und zuverlässig an genau diesem Tag erstellt.

Schritt 4: Speichern oder Aktivieren

Wählen Sie unten rechts auf dem Bildschirm eine der beiden Optionen:

• Klicken Sie auf Entwurf speichern, wenn Sie den Plan später noch einmal überprüfen möchten.

• Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Plan aktivieren, um die Automatisierung sofort zu starten.