Εύρεση και διαχείριση τιμολογίων
Η καρτέλα Τιμολόγια δείχνει τα σύνολα χρεωμένων, εισπραγμένων, ανεξόφλητων και ληξιπρόθεσμων ποσών για την περίοδο, και από κάτω τη λίστα τιμολογίων.
- Κάντε Αναζήτηση με αριθμό τιμολογίου, παιδί ή πληρωτή και φιλτράρετε κατά Κατάσταση, Παιδί ή ημερομηνία έκδοσης.
- Κάθε τιμολόγιο έχει μια κατάσταση: Ανοιχτό, Πληρωμένο, Εκπρόθεσμο (με τις ημέρες καθυστέρησης), Προσχέδιο ή Ακυρώθηκε.
- Κάντε κλικ σε ένα τιμολόγιο για να δείτε τα στοιχεία του στα δεξιά: γραμμές, πληρωτέο σύνολο και ποιος πληρώνει. Από εκεί μπορείτε να επιλέξετε Άνοιγμα πλήρους τιμολογίου, Επεξεργασία, Αποστολή υπενθύμισης ή Προβολή πλήρους και καθαρού ιστορικού (προβολή πλήρους ιστορικού ελέγχου).
- Χρησιμοποιήστε την Εξαγωγή για να κατεβάσετε τη λίστα.
Χειροκίνητη δημιουργία τιμολογίου
Τα προγράμματα δημιουργούν αυτόματα επαναλαμβανόμενα τιμολόγια. Για μεμονωμένες χρεώσεις – εκδρομές, υλικά, τέλη εγγραφής – δημιουργήστε τιμολόγιο μόνοι σας. Κάντε κλικ στο Νέο τιμολόγιο και ακολουθήστε τα πέντε βήματα. Η Ζωντανή προεπισκόπηση στα δεξιά ενημερώνεται καθώς προχωράτε.
Βήμα 1 – Τύπος τιμολογίου. Επιλέξτε Προσαρμοσμένα ποσά ή Με βάση την παρουσία (υπολογίζεται από τις ώρες άφιξης/αποχώρησης και τις έκτακτες ημέρες). Επιλέξτε Ένα παιδί ή Πολλά παιδιά, διαλέξτε το παιδί και κάντε κλικ στο Συνέχεια.
Σημείωση: Αν το παιδί δεν έχει ενεργό κηδεμόνα με διεύθυνση email, το kidsday εμφανίζει προειδοποίηση. Το τιμολόγιο δεν μπορεί να σταλεί μέχρι να προστεθεί κηδεμόνας στο προφίλ του παιδιού, αλλά μπορείτε να το αποθηκεύσετε ως πρόχειρο.
Βήμα 2 – Γραμμές τιμολογίου. Κάντε κλικ στο πεδίο Στοιχείο και επιλέξτε ένα είδος από τον τιμοκατάλογό σας (ή πληκτρολογήστε ένα νέο)· το ποσό συμπληρώνεται αυτόματα και μπορεί να αλλάξει. Χρησιμοποιήστε το Προσθήκη γραμμής για περισσότερα είδη, το Εμφάνιση ποσότητας για να χρεώσετε πολλές μονάδες και το Προσθήκη έκπτωσης για ποσοστιαία ή σταθερή έκπτωση.
Βήμα 3 – Πληρωτές & επιδότηση. Επιλέξτε ποιος πληρώνει: Ο γονέας πληρώνει εξ ολοκλήρου ή Διαμοιρασμός μεταξύ γονέων (με οποιαδήποτε αναλογία). Αν οι επιδοτήσεις είναι ενεργές, μπορείτε επίσης να μοιράσετε το ποσό με ένα πρόγραμμα επιδότησης. Επιλέξτε ποιοι κηδεμόνες λαμβάνουν το τιμολόγιο.
Βήμα 4 – Χρονοπρογραμματισμός. Επιλέξτε Αποστολή τώρα ή Προγραμματισμός μιας ημερομηνίας αποστολής, ελέγξτε την Ημερομηνία έκδοσης και την Ημερομηνία λήξης και προσθέστε προαιρετικά μια σημείωση. Στην ενότητα Αποστολή & αυτοματοποίηση, επιλέξτε E-mail, Εφαρμογή γονέα ή και τα δύο, καθώς και αν θα γίνεται Αποστολή υπενθυμίσεων πληρωμής (3 ημέρες πριν, την ημέρα λήξης και όταν είναι ληξιπρόθεσμο).
Βήμα 5 – Έλεγχος. Ελέγξτε τη σύνοψη – χρησιμοποιήστε οποιονδήποτε σύνδεσμο Επεξεργασία για να επιστρέψετε σε ένα βήμα – και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αποστολή τιμολογίου ή στο Αποθήκευση πρόχειρου για να το στείλετε αργότερα.
Το τιμολόγιο εμφανίζεται πλέον στη λίστα (ως Προσχέδιο αν το αποθηκεύσατε χωρίς να το στείλετε).
