Kreş öğretmenleri ve müdürleri velilerle yaralanmalar, davranışlar, ödemeler veya endişeler hakkında konuşmak zorunda kaldığında işe yarayan basit bir yapı, faydalı ifadeler ve kaçınılması gereken yaygın hatalar.
Her kreş ekibi er ya da geç kaçınmayı tercih edeceği bir konuşmayla karşılaşır: bir yaralanma nedeniyle üzgün bir veli, ödemelerini sürekli geciktiren bir aile, davranışları grubu etkileyen bir çocuk ya da velilerin duymak istemeyebileceği bir gelişim endişesi. Bu konuşmaların nasıl yönetildiği, çoğu zaman bir ailenin kurumunuzda kalıp sizi başkalarına önermesini mi yoksa mutsuz şekilde ayrılmasını mı belirler.
İyi haber şu ki zor konuşmalar bir yetenek değil, bir beceridir. Net bir yapı ve biraz hazırlıkla her öğretmen veya müdür bu konuşmaları sakin ve profesyonel biçimde yönetebilir.
Bu konuşmalar neden bu kadar zor geliyor?
Veliler size hayatlarındaki en önemli kişiyi emanet ediyor. Bir şeyler ters gittiğinde her iki tarafta da duygular yoğunlaşır. Öğretmenler eleştirildiklerini, veliler ise yargılandıklarını ya da endişeli hissedebilir. Hazırlık olmadan savunmaya geçmek, konudan kaçmak veya çok şeyi çok hızlı söylemek kolaydır.
Konuşmadan önce: hazırlanın
- Gerçekleri netleştirin. Konuşmadan önce olay raporlarını, devam kayıtlarını, gözlemleri veya ödeme geçmişini gözden geçirin. Ne olduğu ve ne zaman olduğu konusunda net olun.
- Doğru zamanı ve yeri seçin. Çocuk teslim alınırken kapıda, etrafta başka aileler varken, nadiren doğru andır. Kısa, özel bir görüşme ya da planlanmış bir telefon görüşmesi önerin.
- Kimin bulunacağına karar verin. Hassas konularda sınıf öğretmeni ile müdürün birlikte olması genellikle en iyisidir: biri çocuğu tanır, diğeri karar verebilir.
- Amacınızı bilin. Bilgilendirmek mi, bir plan üzerinde anlaşmak mı, yoksa bir şikâyeti çözmek mi istiyorsunuz? Net bir amaç konuşmayı odaklı tutar.
İşe yarayan basit bir yapı
1. Çocuğa duyduğunuz ilgiyle başlayın
Aynı tarafta olduğunuzu göstererek başlayın. Örneğin: "Zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. Mia'nın grubumuzda olmasından çok mutluyuz ve burada olabilecek en güzel günleri geçirmesine yardımcı olacak bir konuyu konuşmak istiyoruz."
2. Varsaydığınızı değil, gözlemlediğinizi anlatın
Gerçeklere bağlı kalın ve etiketlerden kaçının. "Luka saldırgan" demek yerine, "Bu hafta Luka bahçede oyun sırasında üç kez diğer çocukları itti; bu genellikle bisikletler konusunda anlaşmazlık olduğunda oldu" deyin.
3. Dinleyin, sonra biraz daha dinleyin
Açık uçlu sorular sorun: "Bu, evde gördüklerinizle nasıl karşılaştırılabilir?" ya da "Şu sıralar ailede yeni bir şey oluyor mu?" Veliler çoğu zaman davranıştaki bir değişikliği açıklayan bilgiler paylaşır; yeni bir kardeş, taşınma veya uyku düzenindeki bir değişiklik gibi. Sessizliklere izin verin; velilere düşünme zamanı tanır.
4. Savunmaya geçmeden duyguları kabul edin
Veli üzgünse duyguyu adlandırın: "Bunun sizi gerçekten endişelendirdiğini görüyorum ve nedenini anlıyorum." Bir duyguyu kabul etmek suçu kabul etmekle aynı şey değildir. Yalnızca gerginliği azaltır, böylece sorun üzerinde birlikte çalışabilirsiniz.
5. Sonraki adımlar üzerinde anlaşın
Somut bir planla bitirin: kurumun ne yapacağı, ailenin evde neyi deneyeceği ve ne zaman yeniden görüşeceğiniz. Bunu yazıya dökün ve sonrasında paylaşın ki herkes aynı şeyi hatırlasın.
Yaygın durumlar ve faydalı ifadeler
- Bir yaralanmadan sonra: "Tam olarak ne olduğunu, hemen neler yaptığımızı ve bunun tekrar yaşanma riskini azaltmak için neleri değiştirdiğimizi açıklamak istiyorum."
- Geciken ödemeler: "Son iki faturanın hâlâ ödenmediğini fark ettik. Bilmemiz gereken bir durum var mı? Hadi işe yarayacak bir çözüm bulalım."
- Bir gelişim endişesi: "Ana'nın konuşmasında birlikte takip etmek istediğimiz birkaç şey fark ettik. Önemli bir şey olmayabilir ama çocuk doktorunuza söylemeye değer olabilir."
- Personel hakkında bir şikâyet: "Bize söylediğiniz için teşekkür ederim. Bu konuyu dikkatle inceleyeceğim ve perşembeye kadar bulduklarımla size döneceğim."
Kaçınılması gerekenler
- Çocuğu gruptaki diğer çocuklarla karşılaştırmak
- Bir olaya karışan çocuğun adı da dahil olmak üzere diğer aileler hakkında bilgi paylaşmak
- Tutamayacağınız sözler vermek
- Teşhis koymak. Öğretmenler gözlemlerini paylaşabilir, ancak teşhis sağlık profesyonellerinin işidir
- Gerginleşmiş bir konuşmayı sürdürmek. Ara vermek ve başka bir zaman planlamak tamamen normaldir
Konuşmadan sonra: kayıt altına alın ve takip edin
Görüşmenin kısa bir özetini, üzerinde anlaşılan adımları ve takip tarihini kaydedin. Ardından işler iyi gitse bile gerçekten takip edin. "Luka'nın bahçede harika bir hafta geçirdiğini bilmenizi istedik" gibi kısa bir mesaj büyük bir güven oluşturur.
kidsday ile öğretmenler gözlemleri, olay kayıtlarını ve notları tek bir yerde tutabilir ve velilere doğrudan uygulama üzerinden mesaj gönderebilir. Zor bir konuşma gündeme geldiğinde gerçekler zaten kayıtlıdır ve takip mesajlarını göndermek ve izlemek kolaydır.
Son söz
Zor konuşmalar, işleri doğru yapmayı önemsediğinizin bir işaretidir. Ekibiniz hazırlandığında, dinlediğinde, gerçeklere bağlı kaldığında ve sözünü tuttuğunda, en zor görüşmeler bile kurumunuzla hizmet verdiğiniz aileler arasındaki ilişkiyi güçlendirebilir.
