Razmerje med vzgojitelji in otroki v vrtcu: kako načrtovati kader po oddelkih (z brezplačnim kalkulatorjem)

Razmerje med številom vzgojiteljev in otrok stoji za skoraj vsako odločitvijo vodje vrtca. Določa, koliko otrok lahko sprejme oddelek, koliko strokovnih delavcev potrebujete v igralnici ob 8.00 in ob 17.30, kaj se zgodi, ko kdo zboli, in navsezadnje, ali vrtec pokrije svoje stroške. Če se zmotite, tvegate varnost otrok, težave z dovoljenjem in izčrpano ekipo.

Kljub temu mnogi vodje razmerja še vedno načrtujejo na pamet ali na tabli in težavo opazijo šele, ko je oddelek že prepoln. Ta vodnik pojasnjuje, kako razmerja delujejo v praksi, kako načrtovati kader skozi ves dan in kako povezati razmerje, velikost prostora in plačilo, da bo vaš načrt zdržal. Zakonskih številk ne navaja, ker se razlikujejo od države do države in od regije do regije ter se sčasoma spreminjajo; vedno preverite pravila svojega pristojnega organa.

Kaj razmerje med vzgojitelji in otroki v resnici pomeni

Razmerje je največje število otrok, ki jih sme en usposobljen strokovni delavec hkrati nadzorovati, na primer en odrasel na določeno število malčkov. Večina pristojnih organov določa tudi največje število otrok v oddelku, nekateri pa še najmanjšo površino na otroka. V praksi so pomembna tri vprašanja:

• Kdo se šteje: običajno le usposobljeni delavci, ki neposredno nadzorujejo otroke. Kuharji, čistilke in administrativno osebje se navadno ne štejejo, prav tako ne vzgojitelj, ki ima odmor ali v drugem prostoru ureja dokumentacijo.
• Katera starost velja: mlajši otroci potrebujejo več odraslih. V starostno mešanih oddelkih pogosto velja razmerje za najmlajšega prisotnega otroka.
• Kdaj velja: razmerje velja ves čas, tudi ob prihodu, počitku, igri na prostem, obrokih in odhodu domov, ne le v najbolj obremenjeni uri.

Zakaj je razmerje pomembno tudi onkraj predpisov

• Varnost: dovolj odraslih, da vidijo vsakega otroka, se odzovejo na nezgode in obvladajo nujne primere.
• Kakovost skrbi: čas za pogovor, tolažbo in individualno pozornost, zlasti za dojenčke in malčke.
• Dobro počutje zaposlenih: oddelki, ki so nenehno na meji, izčrpavajo vzgojitelje in povečujejo fluktuacijo.
• Zaupanje staršev: družine opazijo, ko je v oddelku mirno in je dovolj odraslih.
• Finance: kader je običajno največji strošek vrtca, razmerje pa ga neposredno določa.

Kako načrtovati kader glede na razmerje

1. Začnite pri vsakem oddelku, ne pri celem vrtcu

Za vsak oddelek zapišite starostno skupino, razmerje, ki ga zahteva vaše dovoljenje, največje število otrok v oddelku, površino igralnice in število vpisanih otrok. Vrtec je lahko v celoti videti v redu, v enem oddelku pa vseeno manjka ljudi.

2. Prisotnost prikažite uro za uro

Otroci le redko pridejo in odidejo vsi hkrati. Uporabite evidenco prihodov in odhodov iz nekaj značilnih tednov in poglejte, koliko otrok je v posamezni uri dejansko prisotnih. Razmerje se najpogosteje poruši zgodaj zjutraj in pozno popoldne, ko je v izmeni manj delavcev.

3. Razpored izmen pripravite po krivulji prisotnosti

• Zamaknite začetke in konce izmen, da število odraslih narašča in upada skupaj s številom otrok.
• Odmore načrtujte tako, da vsak oddelek ostane v razmerju, ko je vzgojitelj odsoten.
• Imejte enega ali dva »leteča« delavca, ki lahko gresta tja, kjer je najbolj tesno.
• Ne premeščajte otrok med oddelki samo zaradi razmerja, razen če to pravila dovoljujejo in otroci drugi oddelek poznajo.

4. Odsotnosti načrtujte, preden se zgodijo

Bolezni so najpogostejše jeseni in pozimi, pri zaposlenih in pri otrocih. Vodite seznam usposobljenih nadomestnih delavcev, se dogovorite, kdo pokriva kateri oddelek, in vnaprej odločite, kaj boste storili, če nadomeščanja ne morete zagotoviti: na primer začasno ustavite vpis novih otrok ali družine s prilagodljivim urnikom prosite, naj otroka prevzamejo prej, in jim pošteno pojasnite razlog.

5. Razmerje preverjajte med dnevom

Ko se dan začne, se načrti spremenijo. Hitro štetje otrok ob vsakem prehodu (prihod, igra na prostem, kosilo, počitek, odhod domov) zgodaj razkrije težave. Pri tem pomagajo podatki o prisotnosti v živo: ko je vsak prihod in odhod zabeležen, vodja vrtca na prvi pogled vidi, koliko otrok je v posameznem oddelku.

Povežite razmerje, velikost prostora in plačilo

Razmerje ni le kadrovsko vprašanje. Skupaj s površino in plačilom določa, koliko otrok lahko sprejme oddelek in koliko lahko prinese. Igralnica ima lahko prostor za več otrok, kot jih vaši vzgojitelji lahko nadzorujejo, ali pa dovolj kadra, a premalo prostora. Preden odprete nov oddelek, spremenite starostno skupino ali določite cene za prihodnje leto, preverite vse tri dejavnike skupaj:

• Koliko otrok dovoljuje površina po vašem normativu?
• Koliko vzgojiteljev potrebuje to število otrok pri zahtevanem razmerju?
• Koliko bo oddelek prinesel pri taki zasedenosti in ali to pokrije plače?

Brezplačni Kalkulator razmerja med vzgojitelji in otroki ter prihodkovne zmogljivosti v razdelku Orodja na kidsday.com to naredi za en oddelek naenkrat. Izberete vrsto oddelka in razmerje, ki ga zahteva vaše dovoljenje, ali vnesete svojega, dodate površino, mesečno plačilo na otroka in po želji število vpisanih otrok. Pokaže, ali prostor ustreza normativu površine, največjo zmogljivost, koliko vzgojiteljev potrebujete ter bruto mesečni in letni prihodek, celotno poročilo pa vam lahko pošlje po e-pošti kot PDF. Kot opozarja tudi samo orodje, se pravila o razmerjih in površini razlikujejo glede na kraj in se redno spreminjajo, zato so njegove prednastavljene vrednosti le izhodišče, ne pravni nasvet: vsak podatek potrdite pri svojem pristojnem organu.

Pogoste napake, ki se jim izognite

• Štetje ravnatelja, kuharja ali študenta prostovoljca kot vzgojitelja, ki nadzoruje otroke.
• Pozabljanje na čas počitka, ko en vzgojitelj pogosto ostane sam s spečim oddelkom.
• Načrtovanje le za povprečen dan namesto za najbolj obremenjeno uro.
• Vpisovanje novih otrok brez preverjanja, kako to vpliva na vsako uro razporeda.
• Zanašanje na spomin namesto na pisne evidence prisotnosti in kadra med inšpekcijskim nadzorom.

Za konec

Dobro načrtovanje razmerij ni vprašanje ene številke, temveč celega dne: kdo je v katerem oddelku ob kateri uri, kdo pokriva odmore in odsotnosti in ali je vsak oddelek vzdržen. Začnite z enim oddelkom, prikažite njegovo prisotnost, preverite zmogljivost in stroške ter iz tega pripravite razpored. Razliko bodo opazili otroci, vaša ekipa in tudi inšpektor.