Odnos broja vaspitača i dece u vrtiću: kako planirati osoblje po grupama (uz besplatan kalkulator)

Odnos broja vaspitača i dece stoji iza gotovo svake odluke direktora vrtića. On određuje koliko dece grupa može da primi, koliko vaspitača vam treba u grupi u 8.00 i u 17.30, šta se dešava kada se neko javi da je bolestan i, na kraju, da li vrtić pokriva svoje troškove. Ako tu pogrešite, rizikujete bezbednost dece, probleme sa licencom i iscrpljen tim.

Ipak, mnogi direktori i dalje računaju odnos u glavi ili na tabli i problem primete tek kada je grupa već prepuna. Ovaj vodič objašnjava kako odnos funkcioniše u praksi, kako da planirate osoblje tokom celog dana i kako da povežete odnos, veličinu prostorije i cenu vrtića da bi vaš plan izdržao u praksi. U njemu nema zakonskih brojeva, jer se oni razlikuju od države do države i od regiona do regiona i menjaju se s vremenom; uvek proverite pravila nadležnog organa koji vam izdaje licencu.

Šta zapravo znači odnos broja vaspitača i dece

Odnos je najveći broj dece koju jedan kvalifikovani vaspitač sme istovremeno da nadzire, na primer jedna odrasla osoba na određeni broj mališana. Većina nadležnih organa propisuje i najveći broj dece u grupi, a neki i minimalnu površinu po detetu. U praksi su važna tri pitanja:

• Ko se računa: obično samo kvalifikovano osoblje koje neposredno nadzire decu. Kuvari, spremačice i administrativno osoblje se najčešće ne računaju, kao ni vaspitač koji je na pauzi ili popunjava dokumentaciju u drugoj prostoriji.
• Koji uzrast se primenjuje: mlađoj deci treba više odraslih. U mešovitim grupama često važi odnos za najmlađe prisutno dete.
• Kada se primenjuje: odnos važi stalno, i pri dolasku, spavanju, igri napolju, obrocima i odlasku kući, a ne samo u najgušćem satu.

Zašto je odnos važan i van inspekcije

• Bezbednost: dovoljno odraslih da vide svako dete, reaguju na povrede i snađu se u hitnim situacijama.
• Kvalitet brige: vreme za razgovor, utehu i individualnu pažnju, naročito za bebe i mališane.
• Dobrobit zaposlenih: grupe koje stalno rade na granici iscrpljuju vaspitače i povećavaju fluktuaciju.
• Poverenje roditelja: porodice primećuju kada je u grupi mirno i kada ima dovoljno odraslih.
• Finansije: osoblje je obično najveći trošak vrtića, a odnos ga direktno određuje.

Kako planirati osoblje prema odnosu

1. Počnite od svake grupe, a ne od celog vrtića

Za svaku grupu zapišite uzrast dece, odnos koji zahteva vaša licenca, najveći broj dece u grupi, površinu prostorije i broj upisane dece. Vrtić u celini može da izgleda u redu, a da u jednoj grupi ipak nedostaje osoblja.

2. Mapirajte prisustvo sat po sat

Deca retko dolaze i odlaze sva zajedno. Iskoristite evidenciju dolazaka i odlazaka iz nekoliko tipičnih nedelja da vidite koliko je dece zaista prisutno u svakom satu. Odnos se najčešće narušava rano ujutru i kasno popodne, jer je tada manje osoblja u smeni.

3. Napravite raspored smena prema krivi prisustva

• Rasporedite početak i kraj smena tako da broj odraslih raste i opada zajedno s brojem dece.
• Planirajte pauze tako da svaka grupa ostane u okviru odnosa dok je vaspitač odsutan.
• Imajte jednog ili dva „leteća“ vaspitača koji mogu da pređu tamo gde je najtesnije.
• Izbegavajte premeštanje dece iz grupe u grupu samo da biste ispunili odnos, osim ako to pravila dozvoljavaju i ako deca poznaju drugu grupu.

4. Planirajte odsustva pre nego što se dogode

Bolesti su najčešće u jesen i zimu, i kod zaposlenih i kod dece. Vodite spisak obučenih zamena, dogovorite ko pokriva koju grupu i unapred odlučite šta ćete uraditi ako ne možete da obezbedite zamenu: na primer, privremeno obustaviti upis nove dece ili zamoliti porodice sa fleksibilnim rasporedom da ranije dođu po dete, uz iskreno objašnjenje.

5. Proveravajte odnos tokom dana

Planovi se menjaju čim dan počne. Brzo prebrojavanje dece pri svakom prelazu (dolazak, igra napolju, ručak, spavanje, odlazak kući) rano otkriva probleme. Tu pomažu podaci o prisustvu u realnom vremenu: kada se svaki dolazak i odlazak beleži, direktor na prvi pogled vidi koliko je dece u svakoj grupi.

Povežite odnos, veličinu prostorije i cenu

Odnos nije samo pitanje osoblja. Zajedno s površinom i cenom vrtića, on određuje koliko dece grupa može da primi i koliko može da zaradi. Prostorija može imati mesta za više dece nego što vaši vaspitači mogu da nadziru, ili dovoljno osoblja, ali nedovoljno prostora. Pre nego što otvorite novu grupu, promenite uzrast ili odredite cenu za narednu godinu, proverite sva tri faktora zajedno:

• Koliko dece dozvoljava površina prema vašem normativu?
• Koliko vaspitača je potrebno za taj broj dece pri propisanom odnosu?
• Koliko će grupa zarađivati pri toj popunjenosti i da li to pokriva te plate?

Besplatni Kalkulator odnosa vaspitača i dece i kapaciteta prihoda u odeljku Alati na kidsday.com radi upravo to, za jednu grupu odjednom. Izaberete tip grupe, odaberete odnos koji zahteva vaša licenca ili unesete svoj, dodate površinu, mesečnu cenu po detetu i, po želji, broj upisane dece. Kalkulator pokazuje da li prostorija ispunjava normativ površine, najveći kapacitet, koliko vam vaspitača treba i bruto mesečni i godišnji prihod, a ceo izveštaj može da vam pošalje e-poštom kao PDF. Kao što i sam alat napominje, pravila o odnosu i površini razlikuju se od mesta do mesta i redovno se menjaju, pa su njegove unapred podešene vrednosti samo orijentir, a ne pravni savet: svaki podatak potvrdite kod nadležnog organa.

Česte greške koje treba izbegavati

• Računanje direktora, kuvara ili studenta volontera kao vaspitača koji nadzire decu.
• Zaboravljanje vremena za spavanje, kada jedan vaspitač često ostaje sam sa grupom koja spava.
• Planiranje samo za prosečan dan umesto za najgušći sat.
• Upis nove dece bez provere kako to utiče na svaki sat rasporeda.
• Oslanjanje na pamćenje umesto na pisanu evidenciju prisustva i osoblja tokom inspekcije.

Završne misli

Dobro planiranje odnosa nije pitanje jednog broja, već celog dana: ko je u kojoj grupi u kom satu, ko pokriva pauze i odsustva i da li je svaka grupa održiva. Počnite od jedne grupe, mapirajte njeno prisustvo, proverite kapacitet i troškove i od toga napravite raspored smena. Razliku će primetiti i deca, i vaš tim, i inspektor.